Koffiebar op een beurs of congres: zo voorkomt u lange rijen
Op een beurs of congres is koffie geen bijzaak. In de pauzes wil iedereen tegelijk een kop, en een lange rij kost tijd en sfeer. Of het goed gaat, hangt vooral af van één ding: genoeg barista’s en koffiepunten op de piekmomenten.
Wat één barista aankan
Als richtwaarde maakt één barista 120 tot 150 koppen per uur. Dat klinkt veel, maar in een korte pauze staan er honderden mensen tegelijk. Daarom kijken we niet alleen naar het aantal gasten, maar ook naar hoe ze komen:
- Verspreid over de dag, zoals op een open beursvloer: minder barista’s nodig.
- Met piekmomenten, zoals de pauzes tussen sessies: meer barista’s tegelijk.
- Vooral tegelijk, zoals bij een ontvangst: de meeste capaciteit.
Meer koffiepunten, kortere rijen
Zijn er meer barista’s nodig dan aan één bar passen, dan zetten we een tweede koffiepunt neer, met twee barista’s per punt. Bij 300 gasten met piekmomenten adviseren we bijvoorbeeld 4 barista’s aan 2 koffiepunten. Gasten verdelen zich dan vanzelf, en de looproutes worden korter.
Wat zit erin
Een koffiebar met barista is compleet: de opstelling met horecamachine en molen, een ervaren barista, onbeperkt specialty koffie, thee en chocolademelk, melk, suiker, cups en roerstaafjes, en de op- en afbouw. Een koffiebar kost € 575 voor 4 uur, inclusief één barista. Elk extra uur is € 75 per koffiepunt en een extra barista € 47,50 per uur. We werken door heel Nederland en rekenen de kilometers van de bakwagen (€ 0,79 per km, heen en terug) en de reistijd van het team.
Rekenvoorbeeld: beursdag van 8 uur met 300 gasten en piekmomenten, in de regio Rotterdam.
| 2 koffiebars met barista, 4 uur | € 1.150,00 |
| Extra uren (4 uur × 2 koffiepunten) | € 600,00 |
| 2 extra barista’s × 8 uur | € 760,00 |
| Kilometers bakwagen (2 × 40 km) | € 63,20 |
| Reistijd (4 barista’s × 1 uur) | € 180,00 |
| Totaal, excl. btw | € 2.753,20 |
Dat is ruim € 9 per bezoeker, voor een hele dag onbeperkt koffie.
Wat we op locatie nodig hebben
Per station één vrije 230V-groep, bij voorkeur dicht bij de bar, en 2 tot 3 meter frontbreedte. Een wateraansluiting is niet nodig: we werken met schoon- en vuilwatertanks onder de bar.
Opvallen op uw stand
- Cups met uw logo: € 0,55 per stuk, vanaf 500 stuks. Bestel ruim op tijd.
- Uw logo in de latte art: € 245 per bar, een fotogeniek merkmoment.
- Barstyling in uw huisstijl, met menukaart en signing: € 150 per bar.
- Iced coffee erbij: € 1,50 per persoon. Ook een iced coffee bar of bubble tea bar trekt publiek naar uw stand.
Bereken uw koffiebar in de prijstool of lees meer over koffiecatering.